Der Microsoft Office Sharepoint Server 2007 erlaubt nebst seinen verschiedenen Office Integrationsmöglichkeiten auch das Generieren von Webseiten aus bestehenden Microsoft Office Word 2007 Dokumenten, genannt „Document Conversion“. In diesem Blogbeitrag soll diese Konvertierungsfunktion von Sharepoint 2007 etwas näher angeschaut und schliesslich auch bewertet werden.
Nachfolgend sind zunächst einige wichtige Dinge, die man von Anfang an wissen sollte, bevor man mit der Konvertierung beginnt, gelistet.
- Die Konverter für Word Dokumente unterstützen nur das Open XML Format von Word 2007. Bestehen ältere Dokumente, so müssen diese zunächst im 2007-Format gespeichert werden. Dies kann mittels Microsoft Office Compatibility Pack for Word, Excel and Powerpoint 2007 geschehen oder mittels der Convert Funktion in Word 2007.
- Layout und Formatierungen werden unter Umständen bei der Konvertierung nicht übernommen. Um das Erscheinungsbild der generierten Web Page positiv zu beeinflussen, sollte man eine entsprechende Word 2007 Vorlage anwenden, welche die entsprechenden unterstützten Styles enthält. Zudem kann man so Inline Formatierungen verhindern. Zusätzlich kann man einen CSS Style auf der generierten Web Page einsetzen, um die Template Styles entsprechend fürs Web zu formatierten.
- Konverter für Infopath unterstützen nur Office Infopath 2007 Forms und Forms Vorlagen. Ältere Infopath Dokumente müssen deshalb upgradet werden.
Dynamischer Inhalt wird grundsätzlich nicht auf den generierten Web Pages mitgeführt. Beispielsweise werden dynamische Inhalte in Infopath 2007 Forms Dokumenten nicht konvertiert. Es wird also nur statischer Content konvertiert.
Was InfoPath betrifft, so werden grundsätzlich auch keine Infopath Form Controls umkonvertiert. Dies sollte ebenfalls berücksichtigt werden.
MOSS 2007 kann Dokumente in Bilddateien umkonvertieren, jedoch sind Konverter für Formate wie EMF, PNG und TIFF nicht vorhanden.
Um nun zum praktischen Teil dieses Blogbeitrags zu kommen, beginnen wir zunächst mit der Konfiguration der Document Conversion Dienste auf unserem Microsoft Office Sharepoint Server 2007 System: Via Central Administration unter „Operations“ > „Services on server“ wird zunächst sichergestellt, dass die benötigten Dienste laufen:
Besitzen diese beiden den Status „Started“, so wechselt man als nächstes auf das Tab „Application Management“ > „Document Conversions". Hier enablen wir die Dokument Konvertierung mittels Selektion der gewünschten Web Applikation und durch „Enable document conversions for this site“.
Interessant sind hier die möglichen Konverter Einstellungen:
- Infopath > Web Page (xml zu html)
- Word Document > Web Page (docx zu html)
- Word Document with Macros > Web Page (docm zu html)
- XML > Web Page (xml zu html)
Betrachten wir als nächstes die Converter Setting für „Word Document“, so können weitere Konfigurationen vorgenommen werden betreffend der Time-out Länge (in Sekunden), der maximalen Anzahl an Wiederholungsversuche einer Konvertierung, die maximale Dateigrösse (in kb), mit welcher der Konverter arbeiten soll.
Nun wechselt man auf die Root Site Settings der Site Collection und geht direkt zu den „Site content types“. Auf diesen selektiert man den gewünschten Content Type z.B. „Document“ und kann nun die Dokument Konvertierungssettings für diesen Content Type mittels „Manage document conversion for this content type“ einstellen.
Selektiert man nun beispielsweise „From Word Document to Web Page“ und „Configure …“ erhält man unter „Configure settings on Document“ zahlreiche Optionen auf dem nächsten Screen:
Unter anderem können folgende Einstellungen vorgenommen werden:
- Das Page Layout der Web Page
- Das Ziel-Publishing Field, für die konvertierten Inhalte
- Das Ziel-Feld für CSS Styles
- Die Default-Site für erstellte Pages
- Die Form des Processings (z.B. Hintergrund-Processing von Web Pages)
Wichtig ist, dass wenn die Default-Site für erstellte Pages bestimmt wurde, darunter das Publishing Feature (unter „Site Features“) aktiviert werden muss. Um die Konvertierung nun direkt zu testen, wechselt man zu einer Document Library, wo bereits Word Files abgelegt sind. Dort wählt man ein beliebiges Word 2007 File aus, welches man konvertieren möchte.
Mittels „Convert Document“ > „From Word Document to Web Page“ initiiert man den sogleich den Konvertierungsprozess. Steht die Option nicht zur Auswahl (z.B. auf einer Publishing Site), sollte man sichergehen, dass man sich in der Forms Ansicht der Document Library befindet (/Forms/AllItems.aspx).
Es erscheint eine neue Seitenansicht, wo man die Zielsite bestimmen, einen Page Title und die Description festlegen und die Processingform wählen kann. Optional kann man eine E-Mail versenden, wenn die Erstellung der Page abgeschlossen ist.
Mittels „Create“ wird nun schliesslich die Document Conversion angekickt.
Und schon wird man auf die generierte Web Page redirected. Fantastisch einfach! Nun noch „Publish“ verwenden, und schon ist die Seite öffentlich einsehbar.
Einen ersten Rückschlag erleben wir aber, wenn wir ein Office Word Dokument mit Bildern konvertieren möchten:
Diese Meldung bringt uns gleich wieder auf den Boden der Tatsachen. Bilder werden grundsätzlich nicht übernommen, wenn diese in ein Word Dokument eingefügt wurden. Will man Bildmaterial innerhalb von Dokumenten auch mitkonvertieren können, so muss dieses vorher in eine Sharepoint Document Library eingefügt und jeweils als verlinktes Objekt im Word File referenziert worden sein.
So oder so können wir uns aber freuen, weil unser Dokument nun trotz fehlendem Bildmaterial erfolgreich konvertiert wurde. Das generierte HTML der Seite lässt zwar etwas zu wünschen übrig. Doch dazu mehr im zweiten Teil des Themen-Blogbeitrags.
Sehr klug erdacht ist an der Document Conversion die nach der Konvertierung bestehend bleibende Verbindung zum Source Dokument. So kann man die Web Page auf Basis des Source Dokuments schnell und einfach updaten. Durch ein neues Konvertieren werden schliesslich alle durchgeführte Änderungen erneut in der Web Page publiziert, ohne dass lange nach dem Quelldokument gesucht werden muss.
Ein erstes Fazit
Der MOSS 2007 Document Conversion Dienst bietet eine tolle Möglichkeit Word Dokumente in Web Pages umzuwandeln. Um den Service einzusetzen, sind eine Reihe von Konfigurationsschritten notwendig, die jedoch nur einmalig vorzunehmen sind. Betrachtet man all die Einschränkungen, die auf dem Document Converting bestehen, so ist man sicherlich etwas eingeschränkt in der Nutzung der Funktionalität, kann aber sehr viel herausholen, insbesondere wenn einfache Contents publiziert werden sollen. Eingefügte Bildinhalte in Word Dokumenten stellen die Sharepoint Document Conversion sehr schnell auf die Probe und führen in den meisten Fällen zu Problemen, ausser wenn die Objektverlinkung auf Sharepoint Libraries zeigt.
In unserem nächsten Teil von Document Conversion mit Office Sharepoint Server 2007 werden wir einen Schritt weitergehen und uns näher mit der WebPage befassen und stellen uns Fragen wie: Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es für die nicht konvertierten Bilder in Wordfiles? Also bis demnächst ...