Die Verfügbarkeit von Informationen und vor allem der Informationsfluss sind oftmals entscheidend in einem Unternehmen. Lösungen für ein mehr oder weniger intelligentes Dokumenten- oder Wissensmanagement gibt es wie Sand am Meer. Spätestens seit dem Einzug von Web 2.0-Technologien in die Informatiklandschaft auch von Unternehmen sind Schlagworte wie Collaboration, Unified Communication und andere in aller Munde. Um den Informationsfluss in einer Organisation besser zu verstehen, kann das Modell der Aggregatzustände von Informationen helfen. Ähnlich wie Wasser können Informationen nämlich fest, flüssig oder gasförmig vorliegen und entsprechend fliessen.
Die Aggregatzustände
Dokumentierte, jederzeit abrufbare Informationen sind "fest". Sie können in Dokumenten, aber auch auf anderen Datenträgern wie CDs oder in Programmen vorliegen. Diese festen Informationen können nicht einfach versickern (verschwinden), aber sie fliessen auch nur sehr zäh. Man muss sich die verfügbaren Informationen aneignen, sich aktiv um sie bemühen.
Informationen in unseren Köpfen hingegen sind "flüssig". Sie fliessen durch Gespräche leicht von einer Person zur anderen. Anders als Informationen im festen Zustand sind sie jedoch nur schwer greifbar und können nur ungenau reproduziert werden. Flüssige Informationen versickern zudem im Laufe der Zeit - wir vergessen.
"Gasförmige" Informationen schliesslich sind Informationen, die über mehrere Personen verteilt sind und die sich kaum lokalisieren lassen. Darunter fallen insbesondere Gerüchte, Überzeugungen oder Wertvorstellungen. Sie werden oftmals nicht gezielt verteilt, sondern entstehen z.B. im Laufe einer Informationsbeschaffung (vgl. dazu die Diffusionstheorie der BWL über die Verbreitung von Innovationen).
Analyse des Informationsflusses
Betrachtet man den Informationsfluss innerhalb einer Organisation nun mit diesem Modell der verschiedenen Aggregatzustände, kann man problematische Stellen darin identifizieren. Gibt es irgendwo Friktionen? Wird z.B. ein Dokument - also feste Information - erstellt, das niemand abruft? Besonders krtitisch sind jene Punkte, an denen Aggregatübergänge stattfinden. Flüssige Informationen können verfestigt werden, indem man sie z.B. aufschreibt. Im Wissensmanagement nennt man diesen Vorgang "Externalisierung". Der umgekehrte Weg, also das Aufnehmen (und Verstehen) einer Information, nennt man "Internalisierung". Der Übergang vom festen in den flüssigen Zustand also (vgl. dazu das SECI-Modell zur Modellierung der Wissenserzeugung nach Nonaka und Takeuchi).
Diese Aggregatübergänge erzeugen Aufwand, also müssen sie sich lohnen. Untersucht man Szenarien als Flussmodell mit Aggregatzuständen, kann man Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigen, die ohne diese Betrachtungsweise vielleicht (zu) lange unentdeckt bleiben.
Dieser Beitrag basiert auf dem Paper "Aggregatzustände von Anforderungen erkennen und nutzen" (PDF) von Kurt Schneider (Universität Hannover).