Die Schaffung einer Methode, um Informationen so zu organisieren und zu kennzeichnen, dass sie jederzeit wiederauffindbar ist, ist eine der grössten Herausforderungen des Wissensmanagements. Dabei ist es unerheblich, ob man Akten auf Papier, Bücher oder elektronische Daten in Datenbanken verarbeitet – diese Herausforderung besteht mindestens seit der Errichtung der Bibliothek von Alexandria. Seit Jahrhunderten versuchen also die Menschen dieses Problem zu lösen, welches auch heute jede Organisation „plagt“. Da heute die technischen Möglichkeiten, neue digitale Inhalte zu schaffen, die Methoden der Suche nach denselben bei weitem übersteigen, hat die Suche nach Antworten auf das Problem des Wissensmanagements nicht an Aktualität eingebüsst. Im Gegenteil, viele Nutzer haben erst recht den Überblick verloren.
Es existieren zwei populäre Ansätze, das Problem der Organisation von Information zu adressieren. Der eine ist eher traditionell-hierarchisch, der andere setzt auf die vielbeschworene „Weisheit der Massen“:
- Eine konstruierte, von oben aufgezwungene hierarchische Taxonomie, und
- eine von unten her organisch wachsende Folksonomie (eine nutzergenerierte Taxonomie mittels Tags, auch social tagging genannt).
Während der erste Ansatz seit langer Zeit weit verbreitet ist, hat sich die Praxis der Schaffung von Folksonomien mittels Tags erst in der jüngsten Vergangenheit etabliert. Der Umstand, dass Microsoft Office SharePoint Server 2007 out-of-the-box nur Taxonomien zuliess und man daher auf Erweiterungen wie das Taxonomy/Tagging Starter Kit oder das mittlerweile eingestellte Rapid for SharePoint zurückgreifen musste, illustriert dies sehr schön. SharePoint 2010 bietet nun nämlich von Anfang an beide Funktionalitäten.
Vor- und Nachteile von Folksonomien
Eine Gruppe von Menschen können mit der freien Vergabe von Tags relativ rasch grosse Mengen an Informationen organisieren, jeder Nutzer kann zur Verschlagwortung beitragen. „So verteilt sich zum einen der Kategorisierungsaufwand auf viele Schultern, zum anderen werden bessere Such-Ergebnisse erzielt, wenn die Informationsobjekte auch von denjenigen kategorisiert werden, die sie auch benutzen.
Neben individuellen Nutzen für die Selbstorganisation des einzelnen Nutzers hat dieser die Möglichkeit, seine Schlagwortsammlung der Allgemeinheit zugänglich zu machen. So können zum Beispiel Dokumente mit identischen Schlagwörtern oder Nutzer mit ähnlichen Interessen (welche anhand ihrer Schlagwörter identifiziert werden) in Verbindung gebracht werden. Das offene Teilen der Schlagwörterzuordnungen der Einzelnen mit Anderen bietet der Gemeinschaft einerseits eine gute Suchmöglichkeit (gemeinsames Erschließen eines Informationsraumes), erlaubt es einzelnen Benutzern aber auch, über die Zuordnung der Schlagwörter zu Benutzern auf andere Objekte oder andere Sichtweisen aufmerksam zu werden.“ (Wikipedia)
Schematische Darstellung einer Folksonomie nach Maarten Janssen
Andererseits kann dieses freie Taggen auch aus dem Ruder laufen. Alleine schon die Tatsache, dass nicht alle Nutzer unter demselben Begriff (Tag) auch dasselbe verstehen, sorgt für Mehrdeutigkeiten. Zudem können sich Folksonomien innerhalb geschlossener Gruppen wie zum Beispiel Unternehmen auch rasch in informelle, starre Taxonomien verwandeln, die für neue Mitglieder (Mitarbeiter) eine grosse Hürde darstellen.
So hat eine Studie (Guy & Tonkin 2006) festgestellt, dass 40 Prozent der Tags auf Flickr und 28 Prozent auf Delicious mangel- bzw. fehlerhaft (flawed) sind. Zu den gängigsten Mängeln gehören u.a.:
- Schreibfehler,
- subjektive Interpretation (z.B. „Web 2.0“ vs. „Enterprise 2.0“),
- (falsch) zusammengesetzte Begriffe, die es u.U. gar nicht gibt (z.B.“ enterpriseintranet“ vs. „enterprise_intranet“ vs. „enterprise-intranet“), und
- persönliche Tags, die nur für einen einzigen User von spezifischem Nutzen sind.
Hierarchisch oder doch lieber nutzergeneriert?
Der allgemeine Trend bei der elektronischen Datenablage entfernt sich immer mehr von der traditionellen hierarchischen Ordnerstruktur, wie man sie lokal praktiziert. Mit SharePoint 2010 ist es z.B. möglich, die einzelnen Nutzer von der Aufgabe, den richtigen physischen Ort für ein Dokument zu finden, zu entbinden. Die Software legt die Dokumente irgendwo in der Farm ab, denn gefunden, sortiert und in Listen ausgegeben werden sie einzig aufgrund der Metadaten.
Heisst das nun, dass man gänzlich auf ein vorgegebenes Vokabular einer Taxonomie verzichten kann/muss? Oder liessen sich beide Ansätze nicht auch verbinden? In der Tat bieten sich Folksonomien an, um die eigene eventuell schon bestehende Taxonomie auszubauen und aktuell zu halten. Bietet man also dem Nutzer die Gelegenheit, Dokumente nicht nur mit vorgängig festgelegten Schlagworten, sondern auch mit frei wählbaren Tags zu versehen, befördert man nicht nur die individuelle Selbstorganisation (vermeintlich persönliche Tags, die für andere nicht von Nutzen sind, können nämlich der Produktivität des Einzelnen durchaus dienlich sein). Vielmehr schafft man sich so auch einen schier unerschöpflichen Pool an neuen oder „besseren“ Schlagworten, die der konstanten Weiterentwicklung der eigenen Taxonomie dienen. Schliesslich gibt es in jedem System eine Lernkurve, an der man sich entlang „hangeln“ kann.
Das Beispiel SharePoint 2010
Die Taxonomie einer SharePoint 2010-Plattform wird durch einen neuen Dienst, dem Metadata Management Service, zentral verwaltet. Das in diesem Taxonomy Term Store zentral verwaltete Vokabular kann vom Nutzer zur Klassifizierung von Inhalten benutzt werden. Dazu steht der neue Spaltentyp Managed Metadata zur Verfügung. Dokumentenbibliotheken wurde z.B.eine zusätzliche Spalte Managed Keywords hinzugefügt, die jene Metadaten enthält. Dies sichert im Gegensatz zur Version 2007 die Kontinuität und Qualität, denn Änderungen können nun zentral und über Rechte gesichert vorgenommen werden.
Hierarchische Abbildung eines Unternehmens im Taxonomy Term Store
Die Metadaten können nicht nur zum Filtern innerhalb einer Dokumentenbibliothek oder Liste verwendet werden, sondern es lassen sich mit ihnen auch portalweite Navigationen z.B. mittels Tagwolken realisieren. Wie bereits angetönt ermöglicht dies eben auch einen vom Ablageort völlig unabhängigen Zugriff auf Dokumente oder Items.
Navigation mittels Metadaten und Filtermöglichkeiten
Neben der Möglichkeit, zentrale Metadaten zu verwalten, können Nutzer Inhalte auch mit selbst gewählten Begriffen taggen oder aber aus vorgeschlagenen Tags auswählen. Diese Funktion wird u.a. von den MySites zur Verfügung gestellt. Getaggt werden können beliebige Inhalte, also Dokumente, Items, Listen, Seiten, Websites usw.
Frei gewählte und vorgeschlagene Tags auf der MySite