Weit über 90% der Informationen bzw. des gesamten Wissens eines Unternehmens sind in Form verschiedenster Dokumente vorhanden, die von Mitarbeitern erstellt, editiert, weiterbearbeitet oder eingesehen werden.
Die verteilte Ablage der Dokumente an verschiedenen Standorten macht das Auffinden dieser wichtigen Informationen in der Praxis schwierig und zeitaufwendig. Laut einer Studie des AIIM* werden 15-20% der Arbeitszeit mit der Dokumentensuche verbraucht.
*Enterprise Content Management Association www.aiim.org
Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt seine Benutzer bei der Erfassung und Veröffentlichung der Dokumente wie auch beim Auffinden und Speichern elektronischer Dokumente.
Unsere individuellen Dokumenten Management-Lösungen bieten Ihnen folgenden Mehrwert:
- Ressourcen-, Zeit- und somit Kostenersparnis beim Suchen und Ablegen von Dokumenten
- Erhöhung und Sicherstellung der Transparenz
- Ablage in einem zentralen, sicheren Archiv
- Sicherstellung der Versionisierung von Dokumenten
- Dokumente welche im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen stehen werden gleichzeitig mit der Bearbeitung des Geschäftsprozesses selbst bearbeitet (Bspw. Rechnungen oder Lieferscheine)
- Verbesserung der Auskunftsfähigkeit einer Unternehmung
- Substitution von Papier und Lagerfläche
- Beschleunigung von Dokumenten-Durchlaufzeiten
- Vermeidung von Medienbrüchen
Verwaltung kollaborativer Dokumente
Solche Dokumente entstehen im Rahmen der täglichen Zusammenarbeit und des täglichen Austauschs. Hinsichtlich der Bearbeitung mit einem Dokument Management System werden zwei Ziele unterschieden:
- Publikation von Dokumenten. Es sind nur eine oder wenige Personen mit der Erstellung des Dokuments beauftragt, das Dokument muss aber von vielen oder allen Mitarbeitern gefunden und gelesen werden können. Nebst den Möglichkeiten einer Versionenkontrolle sind hier vor allem zwei Funktionen wichtig:
- die Verwaltung der Publikationsrechte (wer darf welches Dokument wie veröffentlichen), und
- die Möglichkeiten für die Mitarbeiter, die nötigen Informationen zu finden (wie suchen und finden Mitarbeiter ein Dokument)
- Gemeinsame Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten. Wenn Teams gemeinsam ein oder mehrere Dokumente erarbeiten und weiterentwickeln müssen, sind weitere Funktionen wichtig:
- Das System muss die Bildung virtueller Projekt-Bereiche erlauben
- die Versionenkontrolle muss in der Lage sein, auch mit mehreren gleichzeitig entstehenden Versionen umzugehen
- die Editoren-Rechte müssen flexibler zugeteilt werden können
- der Entstehungsprozess muss nachträglich klar ersichtlich sein
Für einen Teil dieser Dokumente ist zudem ein automatisierter Publikationsprozess erforderlich (beispielsweise bei der gemeinsamen Erstellung eines Produkt-Handbuchs).
Verwaltung von Dokumenten in Geschäftsprozessen
Document Management Systeme dienen hier, nebst der Interaktion mit dem (automatisierten oder manuellen) Geschäftsablauf, vor allem der anschliessenden Aufbewahrung der Dokumente. Sie bieten die Möglichkeit, Dokumente zu einem Geschäftsprozess wiederzufinden (Nachforschungen, gesetzliche Auflagen), und können Dokumente in einem Archivsystem für eine Langzeit-Archivierung auslagern.
Records Management
Records Management unterstützt eine Organisation dabei, physische und elektronische Geschäftsunterlagen während des ganzen Lebenszyklus optimal für die Geschäftsprozesse nutzbar zu machen und eine professionelle Archivierung zu gewährleisten.
Neben dem eigentlichen Inhalt von Records (Content) wird auch der Entstehungszusammenhang (Context) von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert.
aseantic berät und unterstützt Sie bei der Wahl und Implementierung Ihres individuellen Dokumentenmanagementsystems.
Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder ein aufschlussreiches, unverbindliches Gespräch.